Información esencial de contacto
Envía el nombre de la empresa, persona responsable, teléfono y correo. La empresa contratante puede elegir a quien apruebe decisiones, pero un solo contacto designado mantiene la comunicación consistente.
Fechas, asistentes y alcance
Envía fechas posibles, asistentes, duración y objetivo. Nuestra experiencia corporativa incluye aproximadamente cuatro eventos grandes integrales y doce apoyados parcialmente, con programas de hasta tres días y 200 asistentes. Proyectos mayores o diferentes requieren revisar alcance y capacidad, sin asumir un paquete estándar.
Presupuesto y venue
Un rango de presupuesto realista ayuda a comparar opciones rápidamente. Si el venue ya está elegido, nos integramos al plan. Si no, podemos buscar un espacio apropiado. Para un evento grande, comienza con al menos tres meses cuando sea posible, aunque los proyectos urgentes pueden evaluarse con un calendario comprimido.
Necesidades técnicas y alimentación
Enumera sonido, pantallas, tarima, iluminación, internet, branding y energía. Incluye menú y restricciones alimentarias para que el venue o proveedor confirme la ejecución.
Transporte del evento y apoyo de viajes
El alcance principal es el transporte relacionado con el evento. Vuelos, bloques de habitaciones y logística aeroportuaria completa no son nuestro servicio principal. Si necesitas apoyo adicional, indícalo en el brief para acordar responsable y proveedor. No asumas que esos servicios vienen incluidos en la cotización de venue o producción.
Plazo de propuesta, pagos y cambios
La primera propuesta tarda normalmente tres o cuatro días, según complejidad y servicios. Se cotiza de forma personalizada en dólares estadounidenses. No hay porcentaje universal de depósito: los pagos dependen del alcance y del acuerdo. Si cambia el alcance, conservamos la cotización anterior, preparamos una versión actualizada y solicitamos aprobación del cliente.
Quién verifica las necesidades técnicas
El venue y la empresa técnica verifican sonido, pantallas, iluminación, internet y energía. Coordinamos ese trabajo y damos seguimiento; no nos presentamos como especialista de AV, electricidad o internet. Identifica al responsable técnico en el brief para confirmar requisitos con quien corresponde.
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