Por Sertuin Events
Información de llegada
Para cada vuelo, entrega número, información de seguimiento en vivo y cantidad de pasajeros. Cuando los grupos aterrizan en horarios diferentes, se asignan vehículos distintos en vez de obligar a todos a esperar.
Tiempos de transporte
El margen seguro depende del alojamiento y de la distancia al venue. Tráfico del aeropuerto, entradas del hotel, subida del grupo y acceso al lugar afectan el horario. El retraso más común no es el montaje; son los invitados llegando más tarde de lo previsto.
Ventanas de montaje
Una reunión sencilla puede requerir una instalación corta, mientras una producción compleja puede comenzar hasta 48 horas antes. El cronograma debe indicar acceso de proveedores, descarga, pruebas técnicas, branding, mobiliario, catering e inspección final del salón.
Aprobaciones y márgenes
Sertuin y el contacto designado por la empresa aprueban juntos el horario final. Los proveedores reciben horas con suficiente margen para que un retraso corto no afecte al público. Los sistemas técnicos críticos se prueban antes de que entren los asistentes.
Alternativas climáticas
Las actividades exteriores deben tener un plan B propuesto. Cuando el cliente lo acepta, se prepara según el alcance acordado. El equipo sigue vigilando el clima para que cualquier traslado dependa de condiciones, seguridad y espacios disponibles.
De la llegada a la salida
La gestión corporativa puede cubrir llegadas al aeropuerto, programa, actividades externas y salidas finales cuando forman parte del alcance. Un cronograma maestro debe conectarlo todo; de lo contrario un retraso de vuelo puede convertirse en retraso del evento sin que nadie vea la dependencia.
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