Acordar quién gestiona cada traslado
Parte de la agenda, el venue y los movimientos contratados. Nos concentramos en transporte del evento. Si se solicita apoyo aeroportuario, acuerda alcance y proveedor responsable y comparte la información necesaria para esos traslados. Un contrato general de eventos no equivale a gestión completa de vuelos o aeropuerto.
Tiempos de transporte
El margen seguro depende del alojamiento y de la distancia al venue. Tráfico del aeropuerto, entradas del hotel, subida del grupo y acceso al lugar afectan el horario. El retraso más común no es el montaje; son los invitados llegando más tarde de lo previsto.
Coordinar accesos, montaje y pruebas
Montaje y pruebas se coordinan según necesidades del cliente, acceso al venue, disponibilidad técnica y complejidad. Acuerda el horario con venue y proveedores antes del evento. Las pruebas técnicas corresponden al venue y la empresa especializada; las integramos al cronograma de asistentes. No hay una duración única para todos los montajes corporativos.
Aprobaciones y márgenes
Aprobamos junto con el contacto designado por la empresa el horario final. Los proveedores reciben horas con suficiente margen para que un retraso corto no afecte al público. Los sistemas técnicos críticos se prueban antes de que entren los asistentes.
Alternativas climáticas
Las actividades exteriores deben tener un plan B propuesto. Cuando el cliente lo acepta, se prepara según el alcance acordado. Seguimos vigilando el clima para que cualquier traslado dependa de condiciones, seguridad y espacios disponibles.
Cerrar el programa con entregables acordados
Incluye desmontaje y entregas contratadas en el plan. Fotografía, video e informes corporativos no forman un paquete postevento universal. Damos seguimiento a lo contratado y el cliente conserva documentación de gastos y pagos. Acuerda cualquier informe adicional antes de esperarlo al cierre.
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