Por Grecia Mejía, wedding planner principal de Sertuin Events
Dos tipos de espacio techado
Un salón cerrado que ya existe puede funcionar como plan B sin cargo adicional cuando esa alternativa fue acordada con el venue y la pareja. Un truss techado o techo temporal es diferente: requiere materiales y mano de obra, por lo que normalmente tiene un costo extra.
No existe una hora fija
El planner no puede prometer que toda decisión se tomará dos, cuatro o cinco horas antes. El momento depende de cómo amanece el día, el pronóstico más reciente, la intensidad de la lluvia, el viento y el avance del montaje. Planner, pareja y venue toman la decisión final en conjunto.
Lluvia ligera y clima inseguro
Unas gotas tropicales pasajeras no detienen automáticamente una ceremonia. Si las condiciones siguen siendo seguras, el oficiante puede completar la parte formal. Lluvias fuertes, inundaciones, viento peligroso o un sistema tropical exigen un espacio techado u otro plan. Equipos eléctricos, sonido, mobiliario y decoración vulnerable no se exponen intencionalmente durante condiciones severas.
Si el clima cambia durante el evento
Si comienza una lluvia fuerte durante la recepción, invitados y operación se trasladan a la alternativa techada. Los asistentes informan mediante un grupo de WhatsApp o una persona designada de la familia o empresa. El viento por sí solo puede manejarse con refuerzos apropiados, pero la seguridad siempre tiene prioridad.
Contratos y cancelaciones
El acuerdo debe contemplar lluvia, viento, huracanes, reprogramación, cancelación y pagos. Primero se busca una solución viable el mismo día y luego otra fecha cuando sea necesario. Una cancelación iniciada por la pareja se rige por los contratos y pagos comprometidos con proveedores externos; Sertuin no puede prometer devoluciones en nombre de otro proveedor.
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