Confirmar la alternativa y su costo
La alternativa cubierta del venue debe servir para la cantidad de invitados y la distribución del evento. Desde el principio se discuten disponibilidad y posibles cargos por traslado. Gestionamos esa coordinación, pero no somos dueños del espacio alternativo del hotel ni fijamos su precio. Conserva las condiciones confirmadas junto al presupuesto y los contratos.
No existe una hora fija
El planner no puede prometer que toda decisión se tomará dos, cuatro o cinco horas antes. El momento depende de cómo amanece el día, el pronóstico más reciente, la intensidad de la lluvia, el viento y el avance del montaje. Planner, pareja y venue toman la decisión final en conjunto.
Lluvia ligera y clima inseguro
Unas gotas tropicales pasajeras no detienen automáticamente una ceremonia. Si las condiciones siguen siendo seguras, el oficiante puede completar la parte formal. Lluvias fuertes, inundaciones, viento peligroso o un sistema tropical exigen un espacio techado u otro plan. Equipos eléctricos, sonido, mobiliario y decoración vulnerable no se exponen intencionalmente durante condiciones severas.
Si el clima cambia durante el evento
Si comienza una lluvia fuerte durante la recepción, invitados y operación se trasladan a la alternativa techada. Los asistentes informan mediante un grupo de WhatsApp o una persona designada de la familia o empresa. El viento por sí solo puede manejarse con refuerzos apropiados, pero la seguridad siempre tiene prioridad.
Contratos y cancelaciones
El acuerdo debe contemplar lluvia, viento, huracanes, reprogramación, cancelación y pagos. Primero se busca una solución viable el mismo día y luego otra fecha cuando sea necesario. Una cancelación iniciada por la pareja se rige por los contratos y pagos comprometidos con proveedores externos; No podemos prometer devoluciones en nombre de otro proveedor.
Ceremonia íntima con un grupo ampliado
El elopement en playa incluye normalmente a la pareja y hasta ocho invitados. Un grupo mayor se cotiza según vehículo, sillas adicionales, logística y alimentos opcionales, sin precio fijo por persona. Para 20–30 asistentes, no tenemos lugar cubierto propio: el plan B se cotiza aparte. Confirma grupo y detalles al menos 15 días antes; con una sola fecha posible, se analiza el clima varios días antes.
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