Coordonnées essentielles
Indiquez entreprise, contact responsable, téléphone et e-mail. Toute personne peut être désignée pour valider, mais un contact principal garantit une communication cohérente.
Dates, effectif et périmètre
Communiquez dates possibles, effectif, durée et objectif. Notre expérience d’entreprise comprend environ quatre grands événements gérés intégralement et douze accompagnés partiellement, avec des programmes jusqu’à trois jours et 200 participants. Les projets plus grands ou différents demandent une étude du périmètre et des capacités.
Budget et lieu
Une fourchette réaliste accélère la comparaison. Si le lieu est choisi, nous intégrons le plan existant ; sinon, nous recherchons l’espace adapté. Pour un grand événement, commencez trois mois à l’avance lorsque possible.
Technique et restauration
Listez son, écrans, scène, éclairage, internet, branding et énergie. Ajoutez attentes de menu et restrictions alimentaires afin que le fournisseur confirme ce qu’il peut exécuter.
Transport de l’événement et aide aux voyages
Le périmètre principal concerne les déplacements liés à l’événement. Vols, blocs de chambres et logistique aéroportuaire complète ne sont pas notre service principal. Indiquez les besoins supplémentaires dans le brief afin de convenir du responsable et du prestataire. Ne les supposez pas inclus dans le devis du lieu ou de la production.
Délai du devis, paiements et modifications
Le premier devis demande normalement trois à quatre jours, selon la complexité et les prestations. Il est personnalisé en dollars américains. Aucun pourcentage universel d’acompte ne s’applique : les paiements dépendent du périmètre et de l’accord. En cas de changement, nous conservons le devis précédent, préparons une version actualisée et demandons l’approbation du client.
Qui vérifie les besoins techniques
Le lieu et l’entreprise technique vérifient son, écrans, éclairage, internet et alimentation. Nous coordonnons et suivons l’avancement sans nous présenter comme spécialistes audiovisuel, électrique ou internet. Identifiez le responsable technique dans le brief pour confirmer les exigences avec le bon interlocuteur.
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